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Se você está atualizado em relação aos fatores que fazem uma empresa crescer, certamente, já ouviu falar em mapeamento de processos, certo? Porém, na prática, nem todos entendem como esse tipo de técnica funciona e quais são os seus benefícios em relação ao processo operacional e as funções dos colaboradores.
O melhor caminho é ficar por dentro de todos os componentes presentes na engrenagem responsável pelo funcionamento do negócio. Só assim será possível identificar gargalos, solucionar problemas, agregar valor ao serviço e ainda ter controle em relação ao que é essencial para se destacar dos concorrentes.
Ficou curioso? Veja neste artigo como funciona o mapeamento de processos e coloque em prática. Acompanhe abaixo.
Entenda o que é mapeamento de processos
O mapeamento de processos representa uma técnica usada por empresas que desejam compreender de maneira clara e simples como funcionam todas as áreas operacionais. Isso engloba, por exemplo, entradas e saídas de estoque, ações de marketing com o público, promoções e registros internos importantes.
Pode até parecer óbvio em um primeiro momento, mas muitas empresas investem em mapeamento de processos sem delimitar exatamente o que precisa ser avaliado. Ou seja, todo esse investimento traz pouco retorno, pois fica complicado identificar os resultados. Sem contar que, muitas vezes, as companhias perdem tempo e dinheiro criando soluções que nem sequer são necessárias.
A partir disso, o mapeamento detalha o operacional de todas as unidades e fornece uma série de indicadores indispensáveis para enxergar a necessidade de melhorias e conhecer os pontos fortes e fracos de seu negócio com um olhar estratégico. Como resultado, os gestores sabem exatamente o que estão mapeando e conseguem evoluir nas tomadas de decisões conforme os dados obtidos.
Conheça a importância do mapeamento de processos
Agora que você já sabe o que é o mapeamento de processos, precisa compreender sua importância para o sucesso de sua empresa. Isso porque um trabalho bem-sucedido deve ir muito além de apenas apagar aqueles incêndios que insistem em surgir no dia a dia.
O mais importante, em uma situação como essa, é usar o mapeamento como a principal forma de identificar os gargalos operacionais. Afinal de contas, algumas falhas podem ser negligenciadas por não aparentarem tantos riscos em um primeiro momento. Porém, em pouco tempo, são capazes de se transformar em uma verdadeira bomba relógio que prejudica a imagem diante dos clientes e ainda causa gastos inesperados.
Com o acompanhamento minucioso de informações, os erros conseguem ser evitados com mais facilidade e corrigidos antes que se tornem um problema de grandes proporções. Ou seja, a empresa consegue atuar em um nível significativo de excelência.
Objetivos definidos
O mapeamento de processos também se mostra muito importante na definição de funções dos colaboradores e na garantia de que todos estejam aptos para garantir o andamento diário das ações. Por exemplo, algumas companhias podem colocar um funcionário no gerenciamento de logística quando ele, na prática, tem mais facilidade na solução de problemas em outras áreas.
Os resultados mapeamento, aqui, auxiliam na disposição dos colaboradores e na definição da sequência de tarefas que fazem mais sentido internamente na busca pelos objetivos. Assim, a cadeia de produção realmente é impactada pela análise de dados do mapeamento com a inclusão de tarefas que agregam valor ao produto e tornam as funções mais rápidas.
Por exemplo, se os seus colaboradores perdem muito tempo em funções manuais, como o preenchimento de documentos burocráticos, o mapeamento indica a necessidade de contar com a ajuda da tecnologia e um sistema de automação que faz todo esse processo com o máximo de eficiência.
Benefícios do mapeamento de processos
Um dos principais destaques do mapeamento de processos é permitir que a documentação das atividades da empresa seja clara e prática. Dessa maneira, se você perder um colaborador, qualquer outra pessoa que integrar o time, não importa qual seja o setor, consegue se integrar e acompanhar tudo com facilidade. Veja, a seguir, outros benefícios!
Controle do processo de produção
Nenhuma empresa consegue ter sucesso diante de seu público se apresentar problemas no processo de produção. Com o olhar apurado conforme os pontos levantados pela técnica, fica mais fácil reduzir a complexidade de tarefas e custos de maneira objetiva. Sem contar a possibilidade de lidar com soluções rápidas nas falhas na integração e ações repetidas.
Processo padronizado
Ao adotar a padronização em todos os processos da empresa, os gestores sabem exatamente o que esperar dos resultados e os resultados positivos conseguem ser potencializados. Em função disso, você consegue definir o nível de qualidade e segurança necessário para preservar os valores da empresa e criar uma imagem positiva na área de atuação.
Essa questão influencia diretamente também na forma como os clientes e o mercado de maneira geral enxergam o negócio. Saiba que quando um serviço é contratado, independentemente do valor, o cliente espera eficiência, assistência, qualidade e rapidez em sua execução.
Ao conhecer bem todas as etapas operacionais e o seu produto, certamente, será uma tarefa simples especificar detalhes como o prazo de entrega, vender conforme as qualidades e solucionar problemas que possam surgir durante o pós-venda. O grande segredo, em uma situação como essa, é ter consciência de que imprevistos são possíveis e o que faz mesmo diferença é como uma empresa que usa mapeamento consegue resolvê-los.
Papel do ERP no mapeamento de processos
O Sistema de Gestão integrada (ERP) tem relação direta com o mapeamento de processos. Como existem diversos módulos que variam de acordo com as necessidades de cada empresa, escolha algo que tenha uma boa prática em mapear processos de maneira automatizada.
Antes disso, é importante listar o que é preciso na dinâmica operacional para encontrar o sistema correto que deve atender aos detalhes da estrutura da organização com o objetivo de otimizar tempo e eliminar erros causados por falhas humanas. Vale lembrar que a implementação do ERP serve como base para a capacitação de funcionários e ajuda na criação de manuais de funcionamento.
Ficou claro que o mapeamento de processos faz muita diferença em como sua empresa atua no mercado. O grande diferencial na hora de tomar boas decisões é contar com a ajuda tecnologia e escolher um software que seja um verdadeiro divisor de águas não importa qual seja o tamanho de sua companhia.
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