10 Ferramentas De Gestão Empresarial Para Alavancar Seu Negócio!

Gerenciar uma empresa não é uma tarefa fácil, ainda mais em um mercado cada vez mais competitivo e em constante evolução. Para alcançar o sucesso, é necessário ter uma boa estratégia e contar com ferramentas que auxiliem no processo de gestão. Neste artigo, vamos apresentar 9 ferramentas de gestão empresarial que vão te ajudar a otimizar e alavancar seu negócio.

1. A ferramenta 5W2H

A ferramenta 5W2H é uma metodologia simples e eficiente que auxilia no planejamento e na execução de ações para atingir metas estabelecidas. Com ela, é possível definir claramente as etapas necessárias para alcançar os objetivos, além de identificar responsabilidades e recursos necessários para cada ação.

Ao utilizá-la, é possível responder sete perguntas importantes para a definição de um plano de ação eficiente. A primeira pergunta é “O que será feito?”e se refere à descrição da ação que deve ser realizada.

A segunda pergunta é “Por que será feito?” e visa identificar os motivos pelos quais a ação é necessária.

A terceira pergunta é “Quem irá fazer?”, que se refere à definição da pessoa ou equipe responsável pela execução da ação.

A quarta pergunta é “Quando será feito?” e visa estabelecer prazos para a execução da ação.

A quinta pergunta é “Onde será feito?” e se refere ao local onde a ação será realizada.A sexta pergunta é “Como será feito?” e visa descrever a metodologia ou estratégia para a execução da ação.

Por fim, a última pergunta é “Quanto vai custar?” e se refere ao orçamento necessário para a execução da ação.

Com as respostas a essas sete perguntas, é possível ter um plano de ação claro e bem definido, facilitando o gerenciamento e a execução das atividades necessárias para alcançar as metas estabelecidas. A ferramenta 5W2H é bastante útil em diversos contextos, como planejamento estratégico, gestão de projetos, marketing, vendas, entre outros.

2. A ferramenta PDCA:

O PDCA é uma metodologia de gestão que visa a melhoria contínua dos processos e a solução de problemas. A sigla PDCA significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (verificar) e Act (agir). Com essa ferramenta, é possível identificar oportunidades de melhoria e otimizar os processos de forma contínua.

Para aplicá-la, é preciso seguir os seguintes passos:

Plan (Planejar): nessa etapa, é preciso definir o problema a ser solucionado e traçar um plano de ação para resolvê-lo. É importante definir metas e objetivos claros, além de estabelecer as etapas do processo e os responsáveis por cada uma delas.

Do (Fazer): é hora de colocar o plano em prática, executando as etapas definidas na etapa anterior. É importante garantir que todas as atividades estejam sendo realizadas conforme o planejado e que os recursos necessários estejam disponíveis.

Check (Verificar): depois de executar as atividades, é hora de verificar se o resultado está de acordo com o esperado. Nessa etapa, é importante coletar dados e informações relevantes, que possam ajudar a avaliar o desempenho do processo.

Act (Agir): com base nas informações coletadas na etapa anterior, é hora de agir para corrigir eventuais problemas e ajustar o processo, se necessário. É importante fazer as mudanças necessárias e documentar todas as ações realizadas para que seja possível acompanhar o desempenho do processo e garantir que as melhorias sejam duradouras.

A aplicação do PDCA permite que a empresa tenha uma gestão mais eficiente e eficaz, garantindo que os processos sejam otimizados e que os problemas sejam solucionados de forma contínua. Com essa metodologia, é possível identificar oportunidades de melhoria e garantir que a empresa esteja sempre preparada para enfrentar os desafios do mercado.

3. A ferramenta de análise SWOT/FOFA

A análise SWOT/FOFA é uma ferramenta de gestão essencial para as empresas que desejam avaliar sua posição no mercado e traçar estratégias para crescer e se manter competitivas.

A sigla SWOT significa Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças), enquanto a sigla FOFA significa Forças, Oportunidades, Fraquezas e Ameaças.

Ao realizar a análise SWOT/FOFA, a empresa consegue identificar seus pontos fortes e fracos, bem como as oportunidades e ameaças do mercado. Com base nessa avaliação, é possível definir ações que possam maximizar as forças da empresa, minimizar as fraquezas, aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças.

Ela é uma ferramenta versátil e pode ser aplicada em diferentes áreas da empresa, desde o planejamento estratégico até o desenvolvimento de novos produtos e serviços. Além disso, pode ser usada para avaliar a concorrência e identificar oportunidades de mercado ainda não exploradas.

Em resumo, a análise SWOT/FOFA é uma ferramenta importante para a gestão empresarial, que ajuda a identificar os pontos fortes e fracos da empresa, bem como as oportunidades e ameaças do mercado. Utilize-a para traçar estratégias eficazes e alcançar o sucesso em seu negócio.

4. A ferramenta PM Canvas

O PM Canvas é uma variação da metodologia Canvas, que foi criada para o desenvolvimento de modelos de negócios. O PM Canvas é voltado para a gestão de projetos, permitindo que gestores e equipes planejem e gerenciem seus projetos de forma mais eficiente. A ferramenta se divide em nove blocos, que incluem o objetivo do projeto, as atividades necessárias para alcançar esse objetivo, os recursos necessários, as etapas do projeto, as responsabilidades de cada membro da equipe, os riscos envolvidos, o orçamento, o cronograma e as entregas.

Com o PM Canvas, é possível ter uma visão completa do projeto de forma visual e interativa, permitindo que a equipe tenha uma compreensão clara das atividades, prazos e responsabilidades. Além disso, a ferramenta permite que gestores identifiquem possíveis problemas e riscos, permitindo que sejam tomadas ações preventivas antes que o projeto sofra atrasos ou problemas mais graves.

Por meio da utilização do PM Canvas, é possível otimizar o tempo de planejamento e execução do projeto, aumentando a produtividade e reduzindo os custos envolvidos.

5. A ferramenta Matriz BCG

A matriz BCG é uma ferramenta de gestão que ajuda a analisar a participação de cada produto ou serviço no mercado em que atua. Com essa ferramenta, é possível identificar quais produtos ou serviços são promissores e merecem mais investimentos. Além disso,ela ajuda a empresa a entender qual é o potencial de crescimento de cada produto ou serviço em relação ao mercado.

Ela classifica os produtos ou serviços em quatro categorias: estrelas, vacas leiteiras, abacaxis e cães vira-latas. As estrelas são produtos ou serviços com alta participação de mercado e alto potencial de crescimento, ou seja, são promissores e devem ser mantidos e investidos.

As vacas leiteiras são produtos ou serviços com alta participação de mercado, mas baixo potencial de crescimento, ou seja, são produtos ou serviços maduros que geram lucro, mas não requerem grandes investimentos. Já os abacaxis são produtos ou serviços com baixa participação de mercado e baixo potencial de crescimento, ou seja, são produtos ou serviços que devem ser avaliados com cuidado, pois podem gerar pouco ou nenhum lucro.

Por fim, os cães vira-latas são produtos ou serviços com baixa participação de mercado e alto potencial de crescimento, ou seja, são produtos ou serviços que requerem uma avaliação cuidadosa, pois podem se tornar promissores, mas também podem ser abandonados.

Com a matriz BCG, é possível tomar decisões estratégicas importantes em relação ao portfólio de produtos ou serviços da empresa, direcionando investimentos e recursos para as áreas mais promissoras e rentáveis.

6. Análise das cinco forças competitivas de Porter

A análise das cinco forças competitivas de Poter é um importante recurso para ajudar as empresas a entender melhor o seu ambiente de negócios e tomar decisões estratégicas mais informadas. Desenvolvida por Michael Porter, essa metodologia identifica os fatores que influenciam a competição em um mercado, incluindo o poder de negociação dos clientes e fornecedores, a ameaça de novos concorrentes, a ameaça de produtos substitutos e a intensidade da rivalidade entre os concorrentes.

Com a análise das cinco forças, é possível identificar as principais ameaças e oportunidades no mercado, bem como as estratégias que a empresa pode adotar para se posicionar de forma mais competitiva. Por exemplo, se a intensidade da rivalidade entre os concorrentes for alta, a empresa pode considerar investir em diferenciação de produtos ou redução de custos para se destacar no mercado.

A análise das cinco forças de Porter é uma ferramenta valiosa para qualquer empresa que deseje se manter competitiva e relevante no mercado. Ao entender melhor o seu ambiente de negócios e as forças que moldam a concorrência, é possível tomar decisões mais informadas e estratégicas para alcançar o sucesso empresarial.

7. A ferramenta KPI (Key Performance Indicator)

O KPI é uma técnica de gestão essencial para empresas que desejam medir e monitorar o desempenho de suas atividades. Com o uso de KPIs bem definidos, é possível estabelecer metas e objetivos claros, avaliar o desempenho da empresa em relação a essas metas e identificar oportunidades de melhoria.

Para definir os KPIs adequados para sua empresa, é importante entender quais são os indicadores que realmente importam para o seu negócio. Eles devem estar alinhados com a estratégia da empresa e ter uma relação direta com os objetivos que se pretende alcançar. Existem diversos tipos de KPIs, desde os financeiros até os relacionados à satisfação do cliente.

Alguns exemplos comuns incluem taxa de conversão de vendas, taxa de retorno de investimento (ROI), custo de aquisição de clientes (CAC), tempo médio de resposta ao cliente, entre outros.

A escolha dos KPIs adequados deve ser feita de forma cuidadosa, levando em consideração os objetivos da empresa e o que se espera alcançar com o monitoramento desses indicadores.

Com os KPIS é possível medir o desempenho da empresa e identificar oportunidades de melhoria, auxiliando na tomada de decisões e na definição de estratégias mais eficazes.

• KPIs de vendas:
  • Custo de aquisição de clientes (CAC): Mede o custo médio de adquirir um novo cliente.
  • Tempo de ciclo de vendas: Mede o tempo que leva desde o primeiro contato com o cliente até o fechamento da venda.
  • Taxa de conversão: Mede a porcentagem de leads que se convertem em clientes pagantes.
• KPIs de atendimento ao cliente:
  • Tempo médio de resposta: mede o tempo médio que a empresa leva para responder a consultas e solicitações de suporte.
  • Taxa de resolução no primeiro contato: Mede a porcentagem de consultas ou problemas que são resolvidos no primeiro contato com o atendimento ao cliente.
  • NPS (Net Promoter Score): Mede a probabilidade de um cliente recomendar a empresa a outros.
• KPIs de marketing:
  • Retorno sobre investimento (ROI): Mede o retorno financeiro do investimento em marketing.
  • Taxa de cliques: Mede a porcentagem de pessoas que clicam em links em campanhas de marketing.
  • Taxa de conversão: mede a porcentagem de visitantes que se convertem em leads ou clientes.

8. A ferramenta Mapa mental:

O mapa mental é uma ferramenta de gestão empresarial que pode ajudar muito no dia a dia de trabalho. Ela permite organizar ideias e informações de forma clara e organizada, e assim, facilitar a tomada de decisões. Com ele, é possível traçar planos de ação, gerenciar projetos e priorizar tarefas de forma mais eficiente.

Ele é composto por uma ideia central, que é colocada no centro da folha, e ideias secundárias que surgem a partir da ideia central. Essas ideias secundárias podem ser organizadas de forma hierárquica, de acordo com a importância e relevância de cada uma. Além disso, o mapa mental também pode ser utilizado para gerar ideias em grupo, para resolver problemas e para fazer brainstorming. Ele é uma excelente ferramenta para explorar as possibilidades e encontrar soluções criativas para os desafios do negócio.

Para criar um mapa mental, é preciso ter um papel em branco e canetas coloridas. A ideia central é escrita no centro da folha e as ideias secundárias são adicionadas ao redor da ideia central, conectadas por linhas. É possível utilizar cores diferentes para cada ideia secundária e assim, deixar o mapa mental mais visual e atraente. Existem também ferramentas digitais que permitem criar mapas mentais de forma online, COMO NO MINDMEINSTER.

Essas ferramentas são muito úteis para quem precisa compartilhar o mapa mental com outras pessoas ou fazer alterações em tempo real. É uma ferramenta simples, mas muito eficiente para organizar ideias, projetos e prioridades. Ele pode ajudar a aumentar a produtividade e otimizar a gestão empresarial.

9. A ferramenta Matriz GUT:

A matriz GUT é uma ferramenta de gestão empresarial que ajuda a priorizar as ações de acordo com a sua gravidade, urgência e tendência de crescimento. Essa ferramenta é muito útil para quem precisa tomar decisões rápidas e efetivas em situações de emergência ou em momentos de crise. O nome GUT vem das iniciais das palavras Gravidade, Urgência e Tendência. Cada uma dessas variáveis é classificada em uma escala de 1 a 5, em que 1 é a menor importância e 5 é a maior. Após a classificação, é calculado um valor final para cada item, que indica a prioridade de resolução.

A matriz GUT é especialmente útil para a gestão de projetos, pois permite que os gestores identifiquem quais tarefas devem ser realizadas primeiro, de acordo com a sua importância e urgência. Isso garante que as ações mais críticas sejam tomadas rapidamente e evita a perda de tempo e recursos com ações menos importantes. Além disso, a matriz GUT pode ser aplicada em diversas áreas da empresa, como no controle de qualidade, na gestão de estoque, na gestão financeira, entre outras.

Em cada área, a ferramenta pode ajudar a identificar quais os problemas mais urgentes e que precisam ser solucionados primeiro. Para aplicar a matriz GUT, é necessário seguir alguns passos simples. Primeiro, liste todas as tarefas ou problemas que precisam ser resolvidos. Em seguida, atribua uma nota de 1 a 5 para cada uma das variáveis (gravidade, urgência e tendência). Por fim, some as notas e ordene os itens de acordo com o valor final.

Ao utilizá-la, é importante ter em mente que nem sempre a tarefa com a maior nota é a que deve ser resolvida primeiro. É preciso avaliar cada caso individualmente e considerar outros fatores, como os recursos disponíveis e a capacidade da equipe.

10. ERP:

O ERP (Enterprise Resource Planning) é um sistema de gestão empresarial que permite a integração e automatização de diversos processos e departamentos de uma empresa. Com ele, é possível gerenciar recursos como finanças, vendas, estoque, produção, compras, entre outros.

É uma das principais ferramentas de gestão empresarial, pois oferece uma visão ampla e integrada de todos os processos da empresa, permitindo a tomada de decisões mais estratégicas e precisas. Além disso, o uso do ERP ajuda a reduzir erros e retrabalhos, aumentando a eficiência e a produtividade da equipe.

Ao integrar as informações de todos os setores, ele também facilita a análise e o monitoramento de indicadores de desempenho, permitindo uma melhor gestão dos recursos e o acompanhamento de metas e objetivos. Outra vantagem é a possibilidade de personalização e configuração de acordo com as necessidades específicas de cada empresa. Por isso, é fundamental realizar uma análise cuidadosa antes de escolher um sistema de gestão empresarial como o ERP.