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Fazer uma boa gestão de processos ajuda a sua empresa a se manter competitiva perante o mercado.
Quando se investe nessas estratégias, automaticamente, há uma redução de custos operacionais sem afetar a qualidade final do produto. Na prática, a sua empresa produz mais e melhor.
Um ponto é que a grande maioria das empresas sabem o que são processos e sua importância, no entanto, será que sabem como, realmente, colocar em prática a otimização de processos?
A verdade é que uma boa gestão de processos depende de alguns fatores.
Olhe: a gerir os processos não depende apenas de uma reestruturação estratégica na área produtiva da sua empresa, ela necessita da implementação de recursos tecnológicos que ajudem o controle e monitoramento dos resultados.
Vamos lá, na prática: como realizar uma boa gestão de processos e otimizar os resultados, com a finalidade de atingir as metas de negócio?
Continue a leitura!
O que é gestão de processos?
A Gestão de Processos é um conceito que permite otimizar, para deixar mais produtiva, a maneira como a sua empresa realiza os seus fluxos de negócio.
O objetivo é simples, ter um maior controle sobre a atuação dos colaboradores, maior visibilidade dos indicadores de desempenho e consequentemente, alcançar melhores resultados.
Há um ponto que não podemos deixar de lado: gerir processos é algo obrigatório para uma empresa que busca o sucesso.
Isso porque ela não atua em apenas um setor, mas sim em todos os setores dentro de sua empresa.
A gestão de processos será atuante tanto na área produtiva – ou seja, nos setores operacionais, ligados direto à produção, quanto nas questões administrativas, relacionados a parte estratégica da sua empresa, por exemplo os setores de marketing e direção.
A gestão de processos busca, em primeiro lugar, identificar e organizar esses processos, para assim estabelecer regras e diretrizes que devem ser seguidas.
Desse modo, é possível atingir o equilíbrio financeiro para conseguir atingir as metas organizacionais, pré estabelecidas.
Para que serve gestão de processos?
A gestão de processos possui a função de aplicar a cultura de melhoria contínua dentro da sua empresa. Desse modo, será possível ter uma melhor clareza na cadeia produtiva, identificando os processos. Ou seja, é o mesmo que ter mais visibilidade, controle e otimização.
O resultado é, basicamente, maior organização em seus processos, comparado às demandas do dia a dia.
Assim, você poderá entender como cada setor trabalha e compreender as suas ligações, podendo então, aplicar melhorias.
Uma ideia bacana para se imaginar é que a gestão de processos permite que você enxergue o interior da sua empresa como um organismo.
Desse modo, além de melhorias, você poderá entender o que cada setor precisa fazer para atingir os seus objetivos, e, claro, auxiliar a sua empresa a conquistar as metas.
Afinal, como cada processo está mapeado e é monitorado, fica mais fácil destrinchar (com ajuda da tecnologia) o ponto em que as coisas deram errado.
Como funciona gestão de processos?
A gestão de processos atua na otimização dos processos tanto de maneira individual, como de modo coletivo.
E claro, a gestão de processos funciona de uma maneira diferente para cada empresa.
Existem empresas que utilizam um processo chamado Business Process Outsourcing – que nada mais é terceirizar às suas atividades.
Mas de modo geral, a gestão de processos acontece de uma maneira interna, personalizada para cada tipo de empresa, trabalhando de acordo com o seu potencial.
No caso da gestão de processos “convencional”, é possível apontar seu funcionamento através de uma série de etapas que visam a melhoria contínua.
Sendo assim, é possível aplicar mais de uma vez, estabelecendo como parte da sua cultura organizacional, conseguindo melhores resultados de maneira contínua.
Quais são as etapas da gestão de processos?
Entre as funções da gestão de processos, podemos falar que, a principal, é mapear o que compõe um processo e entender qual o real valor que ele entrega para a sua empresa.
Desse modo, será possível compreender a sua viabilidade dentro da estrutura organizacional e produtiva da empresa, entendendo quais são as oportunidades de melhoria e otimização em geral.
Confira as etapas:
- identificar os processos que compõem a cadeia produtiva de um negócio;
- entender como as atividades são executadas ;
- procurar oportunidades de melhorias;
- aplicar as ações de melhoria nos processos (ou também chamado de “to be”).
- monitorar o desempenho e os resultados através de automatização;
- promover a cultura da melhoria contínua para otimizar os processos.
Essa é a gestão de processo mais básica que uma organização pode realizar.
Quais as vantagens em aplicar a gestão de processos?
Ao implementar a gestão de processo dentro da sua empresa, será possível notar os diversos benefícios. Pois, são resultados diversos que impactam tanto na cultura organizacional quanto no desempenho efetivo da empresa.
Na verdade, de acordo com um estudo global da Capgemini de 2017, 56% das empresas afirmaram que iriam aumentar os investimentos na maximização custo-eficiência de seus processos.
A maximização do custo-eficiência, inclusive, é a área que as empresas reportaram identificar o maior impacto do BPM (55,8%), seguido por otimização do time-to-market (38,8%) e melhoria do suporte self-service (29,7%).
Confira os principais benefícios:
- Aumento da produtividade;
- Redução de perdas;
- Maior controle;
- Mais qualidade.
