Nota fiscal em contingência: Como Emitir? Passo a Passo

A emissão de notas fiscais é uma obrigatoriedade para as empresas, garantindo a regularidade fiscal e o cumprimento das leis. No entanto, em determinadas situações, como problemas técnicos ou instabilidades no sistema, pode ser necessário emitir a nota fiscal em contingência.

Neste artigo, vamos explicar o que é a nota fiscal em contingência e apresentar um passo a passo detalhado de como emitir esse tipo de nota fiscal. Continue lendo para saber mais!

O que é uma nota fiscal em contigência?

A nota fiscal em contingência é uma modalidade de emissão em que o documento é gerado e transmitido para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de forma diferenciada, seguindo procedimentos específicos determinados pela legislação. Uma nota fiscal eletrônica de contingência é uma substituta para casos em que não é possível emitir a nota fiscal eletrônica padrão. Geralmente, isso acontece quando há falha no funcionamento dos servidores da Sefaz (Secretaria da Fazenda).

Situações em que a emissão de nota fiscal em contingência pode ser necessária:

Instabilidade no sistema:

Quando o sistema de emissão de notas fiscais apresenta falhas técnicas ou está fora do ar, impossibilitando a emissão normal das notas.

Problemas de conexão:

Quando a empresa enfrenta dificuldades de conexão com a SEFAZ ou com a internet, impossibilitando a transmissão das notas fiscais eletrônicas em tempo real.

Manutenção programada:

Em casos de manutenção programada no sistema, em que é necessário interromper temporariamente a emissão das notas fiscais eletrônicas.

Situações excepcionais:

Em eventos de força maior, como desastres naturais, greves ou outras ocorrências que impeçam o funcionamento normal do sistema de emissão. Nessas situações, a empresa deve adotar os procedimentos adequados para emitir a nota fiscal em contingência, garantindo assim o cumprimento das obrigações fiscais. É importante ressaltar que, após a normalização do sistema, é necessário enviar as notas fiscais emitidas em contingência para a SEFAZ e regularizar a situação fiscal da empresa.

A emissão em contingência é uma solução temporária para que a empresa não fique impedida de realizar suas operações comerciais, garantindo a continuidade do negócio. É essencial que a empresa esteja sempre atualizada em relação às regras e procedimentos determinados pela legislação para a emissão em contingência, buscando orientação de profissionais especializados quando necessário.

Formas de contingência:

Durante situações de instabilidade do sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas, é possível recorrer a diferentes tipos de contingência para garantir a continuidade das operações. Conheça os principais tipos de nota fiscal em contingência:

Contingência Offline:

Nesse tipo de contingência, o sistema de emissão de notas fiscais é interrompido e os documentos fiscais são emitidos em modo offline. Para isso, é utilizado um programa específico para a emissão e posterior transmissão das notas fiscais assim que o sistema for normalizado. Esse formato de contingência vem caindo em desuso nos últimos anos, visto que a maioria das Sefaz já estão migrando para um modelo de funcionamento 100% online.

Contingência da Sefaz:

A Secretaria da Fazenda (Sefaz) disponibiliza um ambiente de contingência que permite a emissão de notas fiscais em casos de instabilidade no sistema. Nessa modalidade, é necessário utilizar um software compatível e seguir as orientações e procedimentos determinados pela Sefaz. É importante ressaltar que cada tipo de contingência tem suas particularidades e procedimentos específicos.

Passo a passo para emissão da nota fiscal em contingência:

Verifique a disponibilidade do sistema:

Antes de iniciar o processo de emissão da nota fiscal em contingência, verifique se o sistema está em pleno funcionamento. Quando a emissão regular da NF-e ou NFC-e não é possível devido a falhas na comunicação entre o sistema de emissão de notas fiscais da empresa e o software da Sefaz, que autoriza a emissão do documento fiscal. Essa situação pode ser ocasionada por problemas de conexão com a internet, instabilidade no sistema da Secretaria da Fazenda ou outros motivos.

Acesse o ambiente de contingência:

Após tentar emitir a nota fiscal comum, é necessário realizar a emissão em contingência. É importante destacar que, em alguns casos, é preciso utilizar um número de nota diferente para evitar duplicidades. Portanto, se a NF-e tinha o número 109, a nota fiscal emitida em contingência deve ser designada com o número 110. Utilize uma ferramenta que permita a emissão de nota fiscal em contingência para lançar o documento.

Impressão da DANFE:

Imprima a DANFE em duas vias. Enquanto uma via é enviada ao cliente, a outra é armazenada digitalmente em local seguro, caso seja solicitada pelo Fisco.

Transmissão do XML à Sefaz:

Após a emissão da nota fiscal em contingência, é necessário informar à SEFAZ sobre essa emissão. Assim que a comunicação entre o sistema de emissão de notas fiscais e a Sefaz for restabelecida, transmita o XML da nota fiscal emitida em contingência à Sefaz para autorização no ambiente regular de emissão.

Com a Datacamp, você pode emitir tanto a NF-e como a NFC-e em ambiente de contingência.

Dicas importantes para a emissão de nota em contingência:

Ao realizar a emissão de notas fiscais em contingência, é fundamental seguir algumas orientações para garantir a regularidade e a conformidade das operações. Confira algumas dicas importantes:

Mantenha os documentos e registros em dia:

Certifique-se de que todos os documentos e registros necessários estejam atualizados e corretamente preenchidos. Isso inclui informações sobre o emitente, destinatário, produtos/serviços, valores e demais dados relevantes.

Faça o envio das notas assim que o sistema normalizar:

Assim que o sistema de emissão de notas fiscais voltar ao normal, é recomendado enviar as notas fiscais emitidas em contingência o mais rápido possível. Isso evita acumulo de notas não transmitidas e possíveis problemas futuros.

Consulte a legislação vigente para se manter atualizado:

Fique atento às normas e regulamentações relacionadas à emissão de notas fiscais em contingência. As regras podem variar de acordo com a legislação estadual e as especificidades do seu segmento de negócio. Mantenha-se informado para evitar erros e penalidades.

Ao seguir o passo a passo apresentado neste artigo, você estará preparado para emitir a nota fiscal em contingência de forma correta e em conformidade com a legislação.

Lembre-se da importância de manter seus registros e documentos em dia e de buscar informações atualizadas sobre o assunto. Se tiver alguma dúvida, consulte um especialista contábil para obter o suporte necessário.